Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Cleero – Achilleas Pliakas
Einzelunternehmen, Inhaber: Achilleas Pliakas
Orleansstraße 41
81667 München
Deutschland
E Mail: info@cleerotrustschutz.com

2. Bereitstellung der Website

Die Website wird bei IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, gehostet. Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Browserinformationen und Statuscode. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung, der Abwehr von Angriffen und der Fehleranalyse. Diese berechtigten Interessen tragen die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für Betrieb, Sicherheit und gesetzliche Nachweise nicht mehr erforderlich sind.

3. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Formular kontaktieren, verarbeiten wir Name, Unternehmen, Kontaktdaten, gewähltes Thema und Ihre Nachricht zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um vorvertragliche Maßnahmen geht, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die effiziente Beantwortung geschäftlicher Anfragen, Missbrauchsschutz und die nachvollziehbare Dokumentation der Kommunikation. Pflichtangaben sind erforderlich, um die Anfrage zuzuordnen und zu beantworten. Bitte übermitteln Sie über das allgemeine Formular keine sensiblen Daten oder Dokumente.

Anfragen werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen. Ohne Vertragsverhältnis beträgt die reguläre Höchstspeicherdauer 180 Tage. Ein täglicher automatischer Löschlauf entfernt abgelaufene Datensätze.

4. Sicherheits- und Sitzungscookie

Auf der Kontaktseite und im Cleero Check wird ein technisch erforderliches Sitzungscookie gesetzt. Es schützt Formulare gegen missbräuchliche Anfragen und wird beim Schließen des Browsers gelöscht. Das Cookie wird nicht für Analyse, Werbung oder Profilbildung verwendet. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf das Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Cleero Schnellchecks und Ergebnisfreigabe

Beim allgemeinen Cleero Check und beim Artikel 50-Schnellcheck werden die Antworten zunächst nur im Browser verarbeitet. Beim allgemeinen Check werden zusätzlich ausgewählte Unternehmensthemen und eine grobe Größenklasse erfasst, um relevante Prüfthemen anzuzeigen; diese Angaben verändern den Orientierungs-Score nicht. Nach Abschluss werden die Check-Angaben zusammen mit Vorname und Nachname, Unternehmen und geschäftlicher E-Mail übermittelt, wenn Sie die vollständige Auswertung freischalten. Eine Telefonnummer bleibt freiwillig. Cleero darf Sie zu der angeforderten Auswertung einmalig kontaktieren. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der angeforderten Auswertung und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Der Orientierungs-Score entsteht regelbasiert aus den Antworten und dient nur als unverbindliche Arbeitshilfe. Cleero trifft damit keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Check-Anfragen werden geschützt gespeichert und spätestens nach 180 Tagen gelöscht, wenn kein Vertragsverhältnis entsteht und keine gesetzlichen Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Ein täglicher automatischer Löschlauf entfernt abgelaufene Datensätze. Es erfolgt keine Nutzung für Newsletter und keine Weitergabe zu Werbezwecken.

6. Secure Intake, Auftragsbearbeitung und automatisierte Auswertung

Für einen freigeschalteten Cleero-Auftrag verarbeiten wir Stammdaten des geschäftlichen Ansprechpartners, Unternehmen, Produkt, Zahlungsstatus und Fallnummer sowie die im geschützten Bereich gemachten Angaben, hochgeladenen Unterlagen, Dokumentmetadaten, Bearbeitungsschritte, Feststellungen, Aufgaben und Ergebnisse. Zweck ist die Durchführung des Vertrags, insbesondere die sichere Anforderung und Entgegennahme von Informationen, strukturierte Prüfung, Erstellung der vereinbarten Ergebnisse, Kommunikation und der Nachweis des Bearbeitungsstands. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheits-, Zugriffs- und Ereignisprotokolle werden auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt; unsere berechtigten Interessen sind Missbrauchsschutz, Zugriffskontrolle, Fehlerklärung und nachvollziehbarer Betrieb.

Der persönliche Link enthält einen zufälligen, nicht erratbaren Zugriffswert im URL-Fragment; dieses Fragment wird beim normalen Seitenaufruf nicht an den Webserver übertragen. Zusätzlich wird die hinterlegte E-Mail durch einen zeitlich begrenzten Einmalcode bestätigt. Ein technisch erforderliches Sitzungscookie hält die geschützte Anmeldung aufrecht (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Fallakte, Unterlagen und Ergebnisdateien werden außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses verschlüsselt gespeichert. Zugriffe sind auf den jeweiligen Kunden und intern ausdrücklich autorisierte Personen beschränkt; das Backoffice verlangt zusätzlich einen zeitlich begrenzten Sicherheitscode. Die Fallhistorie protokolliert nur erforderliche Ereignisse und keine Dokumentinhalte.

Cleero trennt Sicherheitsprüfung, lokale Inhaltsanalyse, Evidence Engine und versionierte Regelentscheidung. Aussagen des Kunden gelten zunächst nur als Behauptung; Dokumente, Textstellen, Verknüpfungen und Retests erhöhen den Nachweisgrad. Das Ergebnis lautet stets gelöst, weitere Information erforderlich oder menschliche Rechtsprüfung erforderlich. Die Auswertung ist eine unverbindliche Arbeitshilfe und trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Unklare Rechtsfragen werden mit Fakten und Quellen für eine menschliche Prüfung vorbereitet.

Zwei externe KI-Funktionen sind technisch vorbereitet und standardmäßig deaktiviert. Der Review Copilot erhält nur pseudonymisierte Kontroll-IDs, Feststellungen, Prioritäten, Dokumenttypen und Nachweisstatus; Dokumenttexte sind dort ausgeschlossen. Die optionale Dokument-KI kann nach lokaler Extraktion gekürzte und automatisiert pseudonymisierte Textteile erhalten, um Dokumenttyp und Tatsachen zu erkennen. Originaldatei, Dateiname, Kundenidentität und Fallnummer werden nicht übermittelt. Besonders sensible Kontexte werden nur nach gesonderter technischer Freigabe verarbeitet; automatisierte Pseudonymisierung kann ein Restrisiko enthalten. Cleero setzt bei den API-Aufrufen store=false, um keinen dauerhaften API-Anwendungszustand anzufordern. Das bedeutet jedoch nicht automatisch Zero Data Retention. Solange für die verwendete OpenAI-Organisation und das konkrete Projekt keine ZDR-Freigabe bestätigt ist, können Prompts, Antworten und daraus abgeleitete Metadaten nach Anbieterangaben grundsätzlich bis zu 30 Tage in Abuse-Monitoring-Logs verarbeitet werden; gesetzliche oder Sicherheitsgründe können eine längere Aufbewahrung erfordern. Prompt-Caching kann bei unterstützten Modellen weitere temporäre Zustände erzeugen. Die Dokument-KI bleibt deshalb für echte Kundendokumente gesperrt, bis Projekt, Endpoint, Region, ZDR-/MAM-Status, Caching und tatsächliche Aufbewahrung dokumentiert freigegeben sind. KI-Ausgaben gelten als Arbeitsentwurf beziehungsweise Tatsachenextraktion, dürfen Rechts- und Kontrollpflichten nicht selbst festlegen und werden nicht automatisch versendet. Eine unabhängige Rechtsanwältin erhält nur nach transparenter gesonderter Beauftragung oder dokumentierter Weisung Zugriff.

Aktive Fallakten werden für die Vertragsdurchführung vorgehalten. Nach Abschluss werden die technischen Fallinhalte regelmäßig spätestens 180 Tage nach der letzten Bearbeitung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Beweis- oder Rechtsverteidigungserfordernisse entgegenstehen. Interne Testfälle werden nach spätestens 30 Tagen automatisiert gelöscht. Der Kunde kann die Löschung im Secure Intake anfordern; die endgültige Löschung wird nach Prüfung entgegenstehender Pflichten ausgeführt. Rechnungs- und Vertragsunterlagen können getrennten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen.

7. Cleero App und lokaler Gerätespeicher

Die Cleero App kann grundsätzlich ohne Benutzerkonto genutzt werden. Optionale Profildaten, Diagnosen, Aufgaben, Vorfallnotizen, Dienstleisterdaten und Einträge im KI-Register werden lokal auf dem verwendeten Gerät abgelegt. Der Zugriff auf diesen lokalen Speicher ist technisch erforderlich, um den ausdrücklich angeforderten App-Arbeitsstand auf dem Gerät bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Ausnahme ist die Freischaltung der vollständigen Artikel 50-Auswertung: Dabei werden die beantworteten Kontext- und Umsetzungsfragen sowie Vorname und Nachname, Unternehmen und geschäftliche E Mail gezielt an Cleero übermittelt und als Check-Anfrage gespeichert. Eine Telefonnummer bleibt freiwillig. Andere App-Inhalte werden nicht übertragen. Sie können den lokalen Arbeitsstand exportieren oder vom Gerät löschen. Bitte tragen Sie keine unnötigen personenbezogenen Daten, sensiblen Dokumente oder Geheimnisse ein.

8. Datensparsame Reichweiten- und Qualitätsmessung

Cleero zählt auf dem eigenen Webspace ausschließlich zusammengefasste Ereignisse wie Seitenaufrufe, Einblendungen und Klicks der Hinweis-Elemente auf Website und in der App, Starts und Abschlüsse der Schnellchecks, freigeschaltete Auswertungen, Bericht- oder Beratungsanfragen, App-Aufrufe, App-Einrichtung, abgeschlossene App-Diagnosen und Artikel 50-Checks, Installations- und Kontaktaktionen sowie technische Qualitätsklassen. Dabei werden für diese Statistik keine Analyse-Cookies, keine dauerhafte Kennung, keine IP-Adresse, kein vollständiger Referrer, keine Check-Antworten, keine App-Inhalte und keine Formulareingaben gespeichert. Die Herkunft wird im Browser nur in grobe Kategorien wie direkt, intern, Suchmaschine oder soziales Netzwerk eingeordnet; der vollständige Referrer wird nicht übermittelt. Die getrennt gespeicherten Check-Anfragen dienen der angeforderten Auswertung und Kontaktbearbeitung, nicht der Reichweitenmessung. Eine Zuordnung der Statistik zu einzelnen Personen oder die Bildung von Nutzerprofilen ist nicht vorgesehen. Die aggregierten Werte werden höchstens 400 Tage vorgehalten und täglich automatisiert auf Ablauf geprüft. Unsere berechtigten Interessen sind die datensparsame Reichweitenmessung, Funktionskontrolle, Fehlererkennung und Verbesserung des Angebots; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Es werden keine externen Analyse- oder Marketingdienste, keine extern geladenen Schriftarten und keine eingebetteten Social Media-Inhalte eingesetzt.

9. Empfänger, Kanzleien und Drittlandübermittlungen

Empfänger können der Hosting- und E Mail-Anbieter sowie von Achilleas Pliakas ausdrücklich autorisierte, zur Vertraulichkeit verpflichtete betriebliche Unterstützer sein. Rechtsanwältinnen, Rechtsanwälte oder Kanzleien erhalten nicht allein aufgrund einer Zusammenarbeit mit Cleero Zugriff auf Cleero-Anfragen oder Projektakten. Beauftragt ein Kunde eine unabhängige Kanzlei, entsteht ein separates Vertrags- und Verantwortungsverhältnis; eine Übermittlung durch Cleero erfolgt nur auf dokumentierte Weisung oder einer anderen tragfähigen Rechtsgrundlage.

Technisch ist die OpenAI API als optionaler KI-Dienst vorbereitet. Solange die Funktion nicht aktiviert ist, erfolgt keine Übermittlung. Die Dokument-KI ist zusätzlich durch ein technisches ZDR-Freigabegate gesperrt. Vor einer Produktivaktivierung werden Auftragsverarbeitungsvertrag, Projekt und Endpoint, Verarbeitungsregion, ZDR-/MAM-Status, Prompt-Caching, tatsächliche Aufbewahrung, mögliche Unterauftragsverarbeiter, Drittlandgarantien, Lösch- und Sicherheitseinstellungen sowie die Rechtsgrundlage dokumentiert geprüft. Im aktivierten Betrieb erhält der Dienst nur die in Abschnitt 6 beschriebenen minimierten Daten.

Mit Auftragsverarbeitern werden die erforderlichen Verträge geschlossen. Die Cleero-Reichweitenmessung selbst übermittelt keine Daten an Drittländer. Soweit ein eingesetzter Dienstleister Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

10. Ihre Rechte und Beschwerderecht

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für nichtöffentliche Unternehmen in Bayern ist regelmäßig das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig.

11. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Sicherheitsheader, serverseitige Eingabeprüfung, CSRF-Schutz, begrenzte Eingabelängen und Maßnahmen gegen automatisierten Missbrauch schützen Formulare und Übertragung.

12. Stand

03.09.2026 · 2026-09-03-v1